Tu previsión es la de la semana pasada

MISE EN PLACE AI · Edición #7 · Martes · Lectura: 4 min

Tu previsión de la semana que viene es la de la semana pasada, más o menos lo mismo.

No es un reproche. Es que sin datos ese es el mejor modelo que existe: en estadística tiene nombre, se llama previsión ingenua, y es el listón que cualquier método más sofisticado tiene que superar para merecer la pena. Llevas años usando el listón. Tiene mérito.

El problema no es que sea mala de media. Es que falla justo los días que más dinero mueven.

Ponle números. Un negocio que hace 12.000 € de venta semanal y falla un 10 % en la previsión está decidiendo mal sobre 1.200 € cada semana. Y lo paga dos veces: por arriba en producto que se pide y se tira, por abajo en horas extra y en la mesa que no se pudo dar. Son unos 60.000 € al año de decisiones tomadas sobre un número que nadie escribió en ningún sitio.

Y hay algo más, que es el motivo de que esta edición cierre la serie: el escandallo de hace dos martes y el cuadrante del martes pasado te estaban preguntando los dos lo mismo. Cuánto vas a vender la semana que viene.

La previsión existe. Lo que no existe es escrita.

Vive en la cabeza de una persona, se aplica al hacer el pedido y al montar el cuadrante, y se evapora. Y como nunca se anota, nunca se puede comprobar si acierta. Eso es lo grave: llevas veinte años decidiendo con tu ojo y tu ojo no se ha sometido nunca a una prueba. Puede que sea buenísimo. No hay forma de saberlo.

Cuando esa previsión no escrita se examina, aparecen siempre los mismos tres defectos.

Se ancla al último dato. Un viernes flojo por lluvia baja el pedido de las dos semanas siguientes. No porque nadie lo decida, sino porque el último servicio es el que se recuerda.

No separa la señal del ruido. Se corrige por cosas que no se repiten —una comunión, una tormenta— y no se corrige por las que sí: que el segundo fin de semana de mes siempre es más flojo, que desde que cambiaste la carta el ticket medio es otro, que septiembre no se parece a julio por mucho que la terraza siga puesta.

Y va siempre sesgada en la misma dirección: hacia arriba. Se pide de más. Siempre. Porque quedarte sin el plato del día delante de un cliente duele hoy, a las dos y media, con el comedor mirándote. Y la merma duele el día 30, en una hoja, en silencio.

Esto es la E del Método M.I.S.E., la fase a la que casi nadie llega: medir el resultado y pasar al siguiente proceso. Ya has hecho el escandallo y el cuadrante. El siguiente proceso es el que alimenta a los dos.

1. Escríbela antes. Este es el paso, los otros dos son técnica. Cada domingo, siete números para la semana que viene: ventas y cubiertos por día. Nada más, no montes un cuadro de mando. Anotar la previsión es lo que convierte una intuición en un método, porque es lo único que después permite comprobarla. Sin este paso, los otros dos no sirven de nada.

2. Dale a la IA el histórico, no la corazonada. Exporta doce semanas de ventas diarias del TPV y pásaselas junto con los festivos locales que vengan. Pídele tres cosas: la media por día de la semana, cuánto pesa de verdad un festivo o un puente en tu negocio —no en el sector, en el tuyo— y qué días tienen más dispersión entre semanas. Esos últimos son los importantes: son los que no se pueden planificar ajustados y hay que cubrir con colchón. Lo que a mano es una tarde de tabla dinámica, aquí son quince minutos.

3. Mide el error, no el acierto. Cada lunes añades una columna: lo previsto, lo real y la diferencia en porcentaje. Al mes tienes veintiocho datos, y por primera vez sabes algo que no sabías: no si tu ojo es bueno en general, sino en qué días concretos falla y hacia qué lado. Ahí es donde esto empieza a pagar, porque una previsión con el error conocido ya se puede usar para pedir y para hacer el cuadrante.

Y el Test del Camarero, como siempre: si la previsión solo la sabes hacer tú, dentro de tres meses no existe. Tiene que poder sacarla tu segundo un domingo que tú no estés.

Tercera edición seguida sin caso de cliente con cifras, y te lo sigo diciendo en vez de inventármelo. Cuando tenga una previsión de un cliente con su error medido, la verás aquí con el dato y su origen.

Lo que sí he visto, haciendo pedidos y cuadrantes durante veinte años en hoteles, casino y sala, son cuatro cosas que se repiten siempre.

Uno. El error no está repartido, se concentra en los días de transición. El jueves y el domingo. Los días que a veces son fuertes y a veces no, y que por eso se planifican con la media, que es justo el número que no ocurre nunca.

Dos. Casi nadie falla mucho en el total del mes. Se falla mucho en dos días y poco en los otros veintiocho, y esos dos días se llevan casi toda la merma. Igual que pasaba con el escandallo y con el cuadrante: la desviación se concentra, y por eso arreglarla es más barato de lo que parece.

Tres. Las semanas con festivo son otro negocio. No son una semana normal con un día raro. Cambia el mix, cambia la hora punta, cambia el ticket medio y cambia quién viene. Meterlas en la misma media que las demás es lo que estropea la previsión de las semanas normales.

Cuatro, y es la que más me sorprendió la primera vez. Cuando alguien empieza a escribir la previsión, el error baja antes de haber cambiado nada del método. Solo por anotarla. Supongo que porque un número escrito el domingo te obliga a pensar dos segundos más que un número que solo dices en voz alta el lunes.

Te pido un dato, y solo uno. Escribe tu previsión de venta de esta semana, y el lunes que viene mírala contra lo real. Mándame el porcentaje de error. Nada más: un número. Sigo juntando esta serie y publicaré aquí el rango real con la muestra a la vista, sin adornarla. Y siguen abiertas las dos peticiones anteriores —los dos food cost y las horas del cuadrante— para quien las tenga.

Para un local no necesitas nada nuevo. El export del TPV, una IA generalista para leerlo y una hoja de cálculo con una fila por día y tres columnas: previsto, real, diferencia. Cero euros al mes, montado en una tarde.

Y un aviso de comprador, porque este año te lo van a vender: casi todos los TPV están sacando su módulo de «previsión con IA». Antes de pagarlo, haz dos preguntas. Con cuántas semanas de mi histórico entrena. Y sobre todo: ¿puedo ver el número antes de que se aplique al pedido? Si la respuesta a la segunda es que no, eso no es una previsión. Es una caja negra haciéndote la compra.

No lo montes si llevas menos de doce semanas abierto, o si has cambiado la carta hace menos de un mes. No hay histórico que valga y cualquier número que salga será una ficción con decimales. Espera y mientras tanto anota, que anotar ya es la mitad.

Rellena los [corchetes] una vez y guárdalo. Después solo cambias el histórico:

Regla P.A.N.: Papel, Antecedentes, Necesidad. Aquí las dos peticiones que cambian el resultado son el rango en vez del número —una previsión sin rango es una opinión con formato de dato— y que te diga qué ha descartado y por qué. Ahí es donde vas a descubrir que estaba tirando a la basura tu mejor sábado del trimestre por considerarlo un atípico.

Y si prefieres no montar la hoja tú, te la he dejado hecha: siete filas, tres columnas, calcula sola el error de cada día, te dice hacia qué lado va tu sesgo y te guarda las semanas para que a la cuarta veas el patrón. Gratis, sin registro y sin instalar nada → antoniorodriguezparada.com/prevision

Tres martes seguidos hablando de lo mismo desde tres sitios distintos. El escandallo te dice cuánto ganas por plato. El cuadrante, cuánto te cuesta abrir. La previsión, cuántos platos y cuántas horas hacen falta.

Los tres son el mismo problema: decidir con un número en vez de con una sensación. Y ninguno de los tres necesita que compres nada.

Lo único que necesitan es que alguien lo escriba antes, en vez de explicarlo después.

Cuéntame: responde a este email con tu porcentaje de error de esta semana cuando lo tengas. Leo y contesto todas las respuestas.

P.D. El martes que viene, donde acaba todo esto: el pedido a proveedor. Con escandallo, cuadrante y previsión encima de la mesa, el pedido deja de ser una llamada de memoria un domingo por la noche. Y es la única de las cuatro que se paga sola el primer mes.

Mise en Place AI · por Hospitality AI · La IA de tu negocio, lista antes del servicio.