Tu descuadre se compensa. ¿Qué mes lo sostiene?

MISE EN PLACE AI · Edición #13 · Martes · Lectura: 5 min

Un ejemplo con números inventados. En marzo, el recuento te dice que faltan 800 € de producto. En abril, que te sobran 750.

¿Dónde estaban esos 800 € en marzo?

En ninguna parte. No se habían ido: estaban mal contados. Y si no sabes distinguir el producto que desaparece del que se cuenta mal, te pasas el año buscando a alguien a quien culpar, o no buscas lo que de verdad se va.

Hace cinco semanas te dejé un número incómodo: de cada 100 € de producto que salen del almacén, 22 no pasan por caja. Y dos tercios de esos 22 no tenían nombre.

Me quedé ahí, y quedarse ahí es injusto, porque «sin nombre» suena a robo y casi nunca lo es.

Dentro de ese saco cabe de todo: comida del personal sin registrar, roturas, traspasos, escandallos que ya no valen. Y entre medias hay dos cosas distintas que se confunden con facilidad.

Producto que se pierde. Se rompe, se tira sin apuntar, se regala, se lo come alguien. Deja un rastro con dirección: el hueco sale siempre del mismo lado, mes tras mes. Falta, falta, falta.

Producto que se cuenta mal. Se pasa de una barra a otra sin registrarlo, se imputa al mes equivocado, se cuenta una caja dos veces. Este no deja dirección, deja ida y vuelta: un mes falta y al siguiente sobra.

Importa distinguirlos porque se arreglan al revés. Lo primero se arregla vigilando. Lo segundo, contando mejor, y vigilar no sirve de nada: acabas desconfiando de gente que no ha hecho nada.

La prueba que los separa cabe en tres celdas de una hoja de cálculo.

Cinco pasos. Solo el segundo da trabajo, y solo la primera vez.

Uno. Saca lo que salió y lo que se vendió. Lo que salió del almacén es inventario inicial, más compras, menos inventario final. Lo vendido es cada plato por su escandallo. La diferencia es el producto que compraste y nadie cobró.

Dos. Quita lo que ya tiene nombre. Las mermas que alguien apuntó y las invitaciones. Lo que queda es tu «sin nombre». Anótalo en euros por cada 100 € que salieron, no en euros a secas: así lo puedes comparar con cualquier otro mes y con cualquier otro local.

Tres. Haz el test del signo. Coge los descuadres de tus últimos seis cierres de inventario, cada uno con su signo: negativo si faltaba, positivo si sobraba. Súmalos tal cual. Luego súmalos otra vez como si todos fueran positivos. Quítale el signo a la primera suma, divídela entre la segunda y réstale ese resultado a uno: es el porcentaje que se compensa entre meses. Repite la cuenta quitando el mes que más pesa. Si un solo cierre sostiene el resultado, no te fíes del porcentaje.

Cuatro. Abre tres cajones durante una semana. Una hoja junto a la puerta de la cámara para cada uno: comida del personal, traspasos entre puntos de venta, roturas. Que quien lo haga lo apunte en el momento, en una línea. Sin esa semana, estos tres siguen siendo parte del «sin nombre» para siempre.

Cinco. Lo que quede después de la semana, repártelo en dos. Recuento malo y escandallos que hace tiempo que no valen. Para lo primero, cuenta el inventario dos veces, con dos personas, en el punto de venta que peor cuadre. Para lo segundo, reescandalla los diez platos que más vendes.

Un aviso antes de empezar. El test del signo no te dice que no haya pérdidas pequeñas y constantes escondidas dentro del ida y vuelta. Te dice por dónde empezar, que es de lo que se trata.

Hice el ejercicio antes de pedírtelo, con el archivo del último sitio que llevé: un grupo de restauración con varios puntos de venta y un almacén central. Ocho cierres de inventario, mes a mes. No es un cliente: es mi propia casa, anonimizada. Y no doy ninguna cifra en euros, porque no es mía para tirarla al aire.

Primero, el reparto de aquellos 100 €. Se vendieron 78. De los otros 22, unos 4 eran mermas que alguien había apuntado y unos 3 eran invitaciones. Los 15 restantes no tenían nombre.

Ese reparto es con los ocho meses, y enero también lo mueve: sin él, lo que no pasa por caja sube.

Ojo, que no se mezclen las dos cuentas. Esos 15 salen de comparar lo que salió del almacén con lo que se vendió. El test del signo mide otra cosa: los descuadres entre el stock que debía haber y el que se contó. Sirve para separar recuento de pérdida, pero no reparte los 15 entre una cosa y otra.

Ahora el test, y no te quedes con la primera línea, que es la que engaña.

Con los ocho meses juntos, se compensa el 96 %. Sumados con su signo, los descuadres casi se anulan frente a la suma de todos como si fueran positivos. Si hubiera parado ahí, te habría escrito otra edición: es recuento, no robo.

Pero la prueba no acaba en una suma. Acaba mirando mes a mes. Y mes a mes: en seis de los ocho faltaba producto y en dos sobraba. No es ida y vuelta. Es un hueco que sale casi siempre del mismo lado, y un solo mes, enero, el del cierre de la campaña de Navidad, que el propio archivo marca como distorsionado, en el que sobra una cantidad enorme: casi la mitad de todo el movimiento de los ocho meses. Ese mes lo tapa todo.

Quita enero y repite la cuenta. Sin él, se compensa un 4 %. Casi nada.

Así que el test no me dio lo que yo esperaba. Dice dos cosas a la vez, y ninguna cierra el caso: con enero parece recuento, sin enero parece pérdida. Lo que sí enseña es cómo se lee. No te quedes con el porcentaje: pregunta qué mes lo sostiene. Y repite la cuenta sin el más grande.

Qué haría con esto: ir a enero. Qué se contó en ese cierre y a qué mes se imputó. Hasta entonces no sé si el producto que faltó en los cinco cierres de 2025 se fue o apareció en enero. Prefiero decírtelo así.

Los límites, que los tiene. Son ocho cierres, no doce: faltan meses. Es un solo grupo. Y sin enero, lo que queda es producto que faltaba, aunque no pueda decirte adónde fue.

Una hoja de cálculo y tres celdas. Con los seis descuadres en B2:B7, cada uno con su signo:

Aviso de comprador. Hay programas de inventario que marcan cada descuadre como «posible fraude». Antes de pagar uno, hazte esta prueba a mano. Si tu ida y vuelta es alto, esas alertas te van a señalar a gente por errores de recuento.

No lo montes si no cuentas el inventario cada mes con el mismo criterio. Sin seis cierres comparables no hay signo que sumar, y la tarea previa es esa.

Rellena los [corchetes] una vez y guárdalo. Después solo cambias la tabla de descuadres:

Regla P.A.N.: Papel, Antecedentes, Necesidad. La última frase es la importante. Sin ella, el modelo elige una respuesta por complacerte.

Lo que más cuesta de este ejercicio no es la cuenta, es lo que viene después de la cuenta.

Cuando sale que casi todo se compensa, el primer impulso es alegrarse: no es robo. Y luego llega la segunda lectura, la que me enseñó mi propio archivo: ¿qué mes lo sostiene? Un porcentaje bonito suele tener un solo mes detrás.

Cuéntame: responde a este email con tu porcentaje de compensación, con y sin el mes que más pese. Solo los dos porcentajes, sin euros ni nombres. Me interesa mucho saber cuántos cambiáis de respuesta al quitar ese mes.

P.D. El martes que viene dejamos el almacén y vamos a la plantilla. Contratar casi nunca es la primera solución cuando falta gente, y la semana que viene te enseño qué mirar antes de publicar la oferta.

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