Food cost al día sin Excel infernales

MISE EN PLACE AI · Edición #5 · Martes · Lectura: 4 min

Un punto de food cost en un negocio que factura 600.000 € al año son 6.000 €. El sueldo de un ayudante durante cuatro meses.

Y casi nadie sabe cuántos puntos se le han ido este año, porque el escandallo se hizo una vez, en una hoja de cálculo, y desde entonces manda el precio que se puso en la carta aquel día.

Tu carta tiene precios de una fecha. Tus proveedores, no.

El aceite sube, el pescado sube, el envasado sube, y el plato sigue costando lo que decidiste el día que lo escandallaste. La información llega en albaranes sueltos y el servicio del día siempre gana a la hoja de cálculo.

El resultado es un negocio que trabaja lleno y no lo nota en caja. Y cuando por fin se revisa, la conversación ya no es «ajustamos este plato», es «hay que subir la carta entera». La más cara de todas.

Esto es la M del Método M.I.S.E.: medir antes de tocar nada. Tres pasos, y el primero es el que se salta todo el mundo.

1. Escandalla diez platos, no la carta entera. Saca del TPV los más vendidos del último mes y quédate con los que suman el 80 % de tus ventas. Suelen ser diez o doce. Escandallar sesenta platos es el motivo por el que nunca se escandalla ninguno: el trabajo es tan grande que se aplaza para siempre.

2. Usa precios de albarán, no de tarifa. La tarifa es lo que te dijo el proveedor que costaría; el albarán es lo que has pagado. Aquí entra la IA de verdad: le pasas los albaranes del mes en foto o PDF y le pides el precio real por kilo o unidad de cada referencia. Lo que a mano son dos tardes, ahí son veinte minutos.

3. Fija la revisión mensual. El mismo día cada mes, cuando ya han entrado los albaranes: cuarenta minutos para recalcular esos diez platos. No es un proyecto, es una rutina. Y pásale el Test del Camarero a lo que montes: si el escandallo solo lo sabe abrir el que lo hizo, dentro de tres meses no existe.

Aquí normalmente iría el caso de un cliente con sus cifras. Hoy no lo hay, y prefiero decírtelo a inventármelo: llevo poco tiempo asesorando por mi cuenta y todavía no tengo un escandallo de cliente cuyos números pueda enseñar. Cuando lo tenga, lo verás aquí con nombre y apellidos del dato.

Lo que sí puedo contarte es lo que me he encontrado yo, en mis propias cocinas, cada vez que he hecho este ejercicio en veinte años de dirección. Y siempre pasa lo mismo, en este orden.

Uno. El food cost que todo el mundo tiene en la cabeza es el del día que se diseñó la carta. Nadie miente. Simplemente nadie ha vuelto a mirarlo, porque el servicio del día siempre gana a la hoja de cálculo.

Dos. La desviación nunca está repartida. Se concentra en dos o tres platos. El resto de la carta suele estar razonablemente donde debería, y por eso revisarla entera es un desperdicio de tarde.

Tres. Uno de esos platos es casi siempre el más vendido de la casa. Es la parte que más duele y la que más sentido tiene: el plato que más se cocina es el que más multiplica cualquier error de gramaje o de precio. Un céntimo mal calculado en el plato estrella pesa más que un euro mal calculado en el que se vende dos veces por semana.

Cuatro. Lo que lo arregla no es subir la carta entera. Es tocar tres cosas: el precio de dos platos, el proveedor de una referencia y el gramaje de otra. Nadie del comedor se entera y el margen se nota al mes siguiente.

Y una advertencia, porque es la parte que no se cuenta: la primera vez que hagas esto el número te va a doler. Es normal, y no significa que lo hayas hecho mal todos estos años. Significa que hasta hoy estabas decidiendo con el precio de una fecha que ya pasó.

Y aquí te pido algo. Haz el ejercicio con un solo plato y respóndeme con dos números: el food cost que creías que tenías y el que te ha salido. Estoy recogiendo esa diferencia de todos los que me la mandan. Cuando tenga suficientes, publicaré aquí el rango real de la desviación en hostelería, con la muestra a la vista y sin adornarla. Y quien me haya mandado el suyo tendrá el estudio antes que nadie.

Para un solo local no necesitas software de escandallos: una IA generalista gratuita para leer los albaranes y una hoja de cálculo de diez filas. Cero euros al mes y montado en una tarde.

A partir de tres locales o unas 200 referencias sí compensa un software específico de control de costes, entre 30 y 80 € al mes por local, sobre todo por el histórico de precios.

No lo montes si tus albaranes siguen en papel y nadie los fotografía. Esa es la tarea previa y no la resuelve ninguna herramienta: sin dato de entrada, el escandallo más bonito del mundo es una ficción con decimales.

Rellena los [corchetes] una vez con tus datos y guárdalo. Después solo cambias el plato:

Regla P.A.N.: Papel, Antecedentes, Necesidad. La última frase de la «Necesidad» es la importante: sin ella, la IA te calcula tan tranquila un escandallo sobre un precio mal tecleado.

En cocina nadie discute que hay que pesar. Con los costes, en cambio, se lleva años decidiendo a ojo y llamándolo experiencia. Pesar el plato que más vendes es la hora mejor pagada de tu mes.

Cuéntame: responde a este email con tu food cost objetivo y el que crees que tienes de verdad. Leo y contesto todas las respuestas, y si la distancia entre los dos números es grande, te digo por dónde suele estar.

P.D. El martes que viene, el otro gran devorador de tu margen y de tus domingos: el cuadrante de turnos. Cómo se hace prácticamente solo, y por qué el que lo hace a mano siempre acaba cubriendo él el hueco.

Mise en Place AI · por Hospitality AI · La IA de tu negocio, lista antes del servicio.