MISE EN PLACE AI · Edición #2 · Martes · Lectura: 4 min
— EL PASE —
La semana pasada te pedí una hoja con tres columnas. Hoy toca la otra mitad.
Porque saber en qué se te va el tiempo no sirve de nada si no sabes qué parte de tu negocio lo está provocando. Hoy tienes las 20 preguntas que uso en la primera visita a un cliente. Se responden en una semana, a razón de media hora al día.
— LA MESA 4 —
Casi nadie sabe su prime cost. Es la suma del coste de materia prima y el de personal, y no debería pasar del 60-65 % de la venta.
El problema no es estar por encima. Es no saberlo, porque entonces cualquier decisión es una apuesta: subes un precio sin saber si compensa, cambias de proveedor sin saber cuánto ganas.
Y ahí es donde entra el vendedor de software. No te vende una herramienta: te vende la sensación de estar haciendo algo.
— LA RECETA —
El autodiagnóstico son 20 preguntas repartidas en cinco áreas: personas, finanzas, cliente y marca, tecnología y operativa. Funciona en tres pasos.
1. Un día, un área. Día 1 la hoja de tres columnas. Días 2 a 6, una área por día. Día 7, la lectura. La regla es responder lo que hay, no lo que debería haber: si dudas, es un «no».
2. Tu nivel es el del bloque más débil, nunca la media. Esto es lo que cambia el resultado. Un negocio con las finanzas al día y la operativa sin documentar no está «a medias»: está al nivel de su operativa. Es la parte que se rompe cuando llega el volumen, y promediarla solo sirve para no mirarla.
3. Una sola cosa, la del bloque más débil. No un plan de cinco frentes. Una. Y antes de tocarla, dos filtros: que caiga en Reservas, Recursos, Rotación o Reputación —si no toca ninguna de las cuatro, no toca la rentabilidad— y que sobreviva al Test del Camarero, que veremos a fondo la semana que viene.
Fíjate en lo que no hay en ninguno de los tres pasos: comprar nada.
— SALA DE MÁQUINAS —
Un hotel de nueva apertura en Andorra: 50 habitaciones, dos restaurantes —uno de ellos buffet— y una gran sala de eventos. Entré como director de F&B cuando llevaba un mes funcionando.
La persona que ocupaba el puesto antes que yo se estresó y se fue a las pocas semanas. Acabé llevando administración, compras, recursos humanos, reservas, proveedores y redes sociales: seis trabajos, porque no existía ninguno de los seis.
No había histórico y no había estructura. Y cuando no hay estructura, la pregunta «¿dónde pierdo dinero?» simplemente no tiene respuesta.
Los resultados empezaron a verse a los seis meses, ya sobre una estructura sólida. Seis meses es lo que tarda una apertura en dejar de improvisar.
La lección: aquel puesto quemó a alguien antes que a mí. Un puesto sin sistemas quema a quien lo ocupe. Si esto te suena a tu semana, no tienes un problema de esfuerzo.
— EL UTENSILIO —
Esta semana tampoco te recomiendo un software. Te doy el autodiagnóstico entero, con las 20 preguntas, la puntuación automática por área y la tabla de KPIs contra la que comparar tus números.
Gratis, sin registro y funciona en el móvil. Se puede imprimir o guardar en PDF si prefieres llevarlo en papel al office.
No lo uses si buscas un informe para un banco o un socio: es una herramienta de decisión interna. Y no lo hagas en una tarde: el valor está en mirar un área con la cabeza fresca cada día.
— PROMPT AL PASE —
Cuando tengas los cinco resultados, pásalos por aquí. Copia, rellena los [corchetes] y pega en tu IA favorita:
Actúa como consultor de operaciones especializado en hostelería, con experiencia dirigiendo restaurantes y F&B de hotel (Papel). Dirijo un [tipo de negocio] con [X] empleados y [X] cubiertos o habitaciones por semana. He hecho un autodiagnóstico de 20 puntos en cinco áreas: Personas [X] de 4, Finanzas [X] de 4, Cliente y marca [X] de 4, Tecnología [X] de 3, Operativa [X] de 5. Y estas son mis tareas repetitivas con los minutos que me roban cada semana: [pega aquí tu hoja de tres columnas] (Antecedentes). Necesito tres cosas, en lenguaje llano: qué me está costando dinero mi bloque más débil con una estimación en euros al año y el cálculo explicado; una sola acción para las próximas dos semanas que no requiera comprar ninguna herramienta; y la primera tarea que sí merece la pena automatizar, explicando por qué esa y no otra.
Sigue la Regla P.A.N. — Papel, Antecedentes, Necesidad. En la edición #8 la destriparemos a fondo.
— HAZLO HOY (30 min) —
☐ Abre el autodiagnóstico y responde solo el bloque de Finanzas: son 4 preguntas.
☐ Si no puedes responder a las dos primeras, ya tienes tu bloque más débil sin terminar la semana.
☐ Apunta en el calendario los cinco días siguientes, media hora cada uno. Sin fecha no hay diagnóstico.
— LA PROPINA —
En cocina nadie emplata sin haber probado la salsa. En gestión se decide sin probar nada constantemente, y luego se le echa la culpa al mercado.
¿Cuál de los cinco bloques crees que saldrá peor en tu negocio? Responde con tu apuesta antes de hacerlo. Leo y contesto todas las respuestas, y me interesa saber si aciertas: casi nadie acierta.
P.D. El martes que viene: el Test del Camarero, las tres preguntas que le hago a cualquier herramienta antes de dejar que entre en un negocio. Dos «no» y no se implanta. Te va a servir para la próxima demo que te hagan.
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